Aktenschrank Ratgeber & Vergleich 2021

Aktenschrank Ratgeber

Abbildung: Mehrzweckschrank 60cm von mokebo

Das papierlose Büro ist ein sehr verlockendes Konzept, aber zumeist nur in der Theorie umsetzbar. In der Praxis stapeln sich Rechnungen, Korrespondenzen, Konzeptpapiere und viele andere Schriftstücke auf den Schreibtischen dieser Welt. Wer Ordnung schaffen will, der benötigt praktische und geräumige Aktenschränke. Aber welche Eigenschaften sind bei einem Aktenschrank wichtig? Und welche Varianten gibt es überhaupt? Unser kleiner Überblick soll Ihnen eine Orientierung geben und Ihnen die Kaufentscheidung erleichtern.

Welche Kriterien sind beim Aktenschrank-Kauf wichtig?

Wer neue Aktenschränke anschafft, der möchte seine Unterlagen platzsparend, geordnet und sicher unterbringen. Diese Anforderungen legen die wichtigsten Eigenschaften des Aktenschranks fest.
 
Für eine platzsparende und geordnete Unterbringung sind die Maße des Schranks relevant. Der standardisierte Aktenordner im DIN-A4-Format ist 285 mm tief, 318 mm hoch und hat normalerweise eine Rückenbreite von 75 mm. Professionelle Aktenschränke sind auf diese Maße ausgelegt, damit möglichst viele Ordner auf kleinstem Raum Platz finden. Beachten Sie die Ordnerhöhe: Bei mehr als fünf bis sechs Fächern übereinander erreicht der Schrank eine Höhe, die nur noch mit der Leiter zu erreichen ist. Wenn alle Ordner im schnellen Zugriff benötigt werden, ist eine maximale Anzahl von sechs Fächern zu empfehlen.

Die meisten Aktenschränke sind mit Flügeltüren ausgestattet. Wenn in Ihrem Büro wenig Platz ist, kann aber auch ein Sideboard mit Schiebetüren eine sinnvolle Aktenunterbringung darstellen. Der Vorteil von Schiebetüren ist, dass sie beim Öffnen keinen Raum benötigen. Sie lassen sich daher auch in sehr beengten Situationen bedienen.
 
Bei der Auswahl des Aktenschranks sollten Sie außerdem berücksichtigen, dass gut gefüllte Aktenordner recht schwer sind. Wer mehrere Reihen davon in einem Schrank unterbringen will, sollte auf eine ausreichende Stabilität achten. Wer hier an der falschen Stelle spart, der ärgert sich später über durchbrechende Einlegeböden oder kann den Schrank nicht komplett mit seinen Ordnern befüllen.

Denken Sie an die Datensicherheit

Ein weiterer wichtiger Aspekt bei der Lagerung von Unterlagen ist die Sicherheit. Sensible Daten dürfen nicht in falsche Hände geraten. Steht der Aktenschrank in einem Raum mit Publikumsverkehr? Oder gibt es Mitarbeiter, die nicht auf alle Unterlagen des Unternehmens freien Zugriff haben sollten? In diesem Fall ist die Anschaffung von abschließbaren Aktenschränken eine gute Wahl. Bedenken Sie: Schon alleine durch die Beschriftung der Ordnerrücken können unerwünscht sensible Informationen preisgegeben werden.
 
Wer sich für einen abschließbaren Aktenschrank entscheidet, der sollte auch die Stabilität der Tür im Auge haben. Was nützt das beste Schloss, wenn die Tür in Sekundenschnelle aus den Angeln gehebelt ist? Für die größtmögliche Sicherheit sind stabile Aktenschränke aus Stahl zu empfehlen. Manche Modelle sind sogar feuerfest. So bleiben ihre wichtigen Unterlagen sogar dann erhalten, wenn Feuer und Löschwasser das restliche Büro bereits zerstört haben.

Welches Material ist sinnvoll?

Professionelle Aktenschränke sind zumeist aus robustem Stahl gefertigt. Stahl ist langlebig, extrem belastbar und überzeugt mit seiner Stabilität. Außerdem ist das Material unempfindlich gegenüber Flüssigkeiten und daher sehr pflegeleicht. Regalbretter aus Stahl geben auch unter Höchstbelastung nicht nach. Und wer einen Stahlschrank abschließt, kann sich darauf verlassen, dass der Inhalt vor neugierigen Blicken geschützt und vor äußeren Einflüssen sicher ist.
 
Es gibt auch Gründe, die für einen Aktenschrank aus Holz sprechen. Wenn nur kleine Aktenmengen gelagert werden sollen, ist ein hölzerner Schrank optisch attraktiver. Eine beschichtete oder furnierte Oberfläche ist glatt, flüssigkeitsbeständig, relativ kratzfest und pflegeleicht. Wer sich für einen Holzschrank entscheidet, sollte jedoch immer die Stabilität im Fokus haben.

Übrigens: Wer eine mobile Aktenaufbewahrung benötigt, sollte vielleicht über eine Ordnerdrehsäule nachdenken. Sie hat ein großes Fassungsvermögen und lässt sich dank ihrer Rollen unkompliziert an jeden Platz des Büros befördern.