Registrierkasse - Essentials für eine kluge Anschaffung

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Allgemeine Infos zur Registrierkasse

Bei Registrierkassen handelt es sich um ein für Verkäufe und die Abrechnung von Dienstleistungen spezialisiertes Gerät zur Datenerfassung. Sie erleichtert die Buchhaltung und erstellt dem Kunden eine plausible Rechnung mit einzelner Auflistung aller Posten sowie der Ausweisung der Mehrwertsteuer. Belege aus Registrierkassen können für Steuererklärungen genutzt werden und ersetzen in diesem Punkt eine handschriftlich ausgestellte Quittung. Unternehmen mit gewerblichem Verkauf oder der Erbringung von Dienstleistungen, sowie Restaurants, Hotels und gastronomische Betriebe sind zur Nutzung einer Registrierkasse verpflichtet. Alle Verkäufe pro Tag und Monat werden über die Registrierkasse abgerechnet und ermöglichen zum Beispiel im Zuge einer außerordentlichen Betriebsprüfung die plausible Nachvollziehung aller Buchungsvorgänge über den Verkauf.

Funktionen einer Registrierkasse

Die Registrierkasse rechnet Bargeld ab und erstellt Belege. Gleichzeitig "erkennt" Sie Waren oder Dienstleistungen an ihrer Produktnummer. Obendrein übernimmt sie die Zusammenrechnung der Einzelpositionen und erstellt die Gesamtsumme mit sowie ohne Umsatzsteuer. Der Kunde erhält den Endpreis inklusive Mehrwertsteuer und kann auf dem Beleg nachverfolgen, was die einzelnen Positionen gekostet haben. Dabei können Registrierkassen sowohl für Produkte mit 19 und Produkte mit 7 Prozent Mehrwertsteuer Verwendung finden. In Unternehmen finden zwei verschiedene technische Systeme Verwendung. Eine Registrierkasse kann ein offenes System aus einer standardisierten Hardware und entsprechender Software oder ein geschlossenes System mit als Einheit enthaltener Hardware und Software sein. Sehr leistungsstarke und hochwertige Modelle werden nicht selten POS Systeme genannt und sind am Point of Sale, also an der Kasse von Ladengeschäften, Restaurants oder Supermärkten zu finden. Bei Registrierkassen werden die Bons auf ein Rollenpapier gedruckt und einmal als Ausführung für den Kunden, sowie in gespeicherter und nicht auf Papier befindlicher Form für den Händler abgelegt. Die Registrierkasse wurde bereits im Jahr 1879 erfunden und zeigt somit eine lange Geschichte mit Wurzeln in tiefster Vergangenheit auf. Auch wenn sich die Systeme von damals bis heute enorm gewandelt haben und "intelligenter" geworden sind, liegt der Grundstein aller Registrierkassen auf den erstmals in 1879 eingeführten Modellen. Überall wo mit Bargeld gezahlt und Waren oder Dienstleistungen verkauft werden, besteht die Verpflichtung zum Einsatz von Registrierkassen.

Vor- und Nachteile der Registrierkasse

Registrierkassen sind äußerst einfach zu bedienen und funktionieren nach immer gleichen Abläufen. Sie rechnen richtig und vermeiden menschliche Fehler, listen alle Positionen auf und zeigen nach Eingabe des vom Kunden gegebenen Barbetrags die Summe des Wechselgeldes. Rechnerische Fehler können beim Einsatz einer Registrierkasse ebenso vermieden werden wie die Unkenntnis über die Menge verkaufter Produkte. Durch die integrierte Aufzeichnung aller Barerlöse und dafür erworbenen Produkte gibt kein System einen besseren Aufschluss als eine moderne und leistungsstarke Registrierkasse. Da sie über ein Sicherheitssystem verfügt und nur nach der Verifizierung berechtigter Personen geöffnet werden kann, gilt die Registrierkasse auch als sicherer "Tresor" für die Verwahrung von Bargeld innerhalb einer Einsatzperiode. Seit 2002 ist der Einsatz von Registrierkasse im steuerrechtlichen Sinne verbindlich und gilt für alle Betriebe die mehr als die Hälfte ihrer Umsätze über Bareinnahmen erzielen. Dies gilt auch bei Kleinunternehmen die zur Verpflichtung der Auflistung aller Einzelpositionen im Verkauf aufgefordert sind. Nachteile gibt es keine, sofern die Registrierkasse nicht als ganzes System entwendet wird und mit sämtlichen Daten sowie Bargeld in die Hände eines Einbrechers übergeht. Die tägliche Leerung der Geldfächer und die Übertragung der gespeicherten Daten an den Firmenrechner sind daher empfehlenswert.

Hilfreiche Tipps für den Kauf

Wer eine Registrierkasse für seine Firma sucht und ein hochwertiges Modell wünscht, kann zwischen verschiedenen Systemen und unterschiedlichen Öffnungsmechanismen entscheiden. In erster Linie sollte man darauf achten, dass das Kassenfach ausreichend Spielraum zur Öffnung hat und somit problemlos genutzt werden kann. Weiter sind im Handel vor allem Registrierkassen von Vorteil, bei denen das Geldfach aus der Position des Kunden nicht ersichtlich ist. In Bewertungen anderer Käufer finden sich hilfreiche Informationen für qualitativ hochwertige und leicht bedienbare Registrierkassen in unterschiedlichen Größen, Ausführungen und mit verschiedenen technischen Details sowie modernen Systemen.

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